DATOS PERSONALES

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JUSTIFICACIÓN

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013, la Empresa DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S A S  adopta la presente política para el tratamiento de datos personales, la cual será informada a todos los titulares de los datos recolectados o que en el futuro se obtengan; y  en él se describen los mecanismos por medio de los cuales la ENTIDAD garantiza un manejo adecuado de los datos personales recolectados. 

PARTE 1. GENERALIDADES 

ARTICULO 1. MARCO LEGAL. 

La presente Política para el Tratamiento de Datos Personales de DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. se ha realizado en desarrollo de las disposiciones contenidas en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la ley 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales (Habeas Data) su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 del 27 de junio de 2013 del Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015 y sus demás normas concordantes y complementarias. Sus disposiciones deben entenderse en armonía con estas normas e interpretarse en forma sistemática con ellas. 

En la medida que se incorporen cambios legales significativos que modifiquen las normas anteriormente mencionadas, la Política para el Tratamiento de Datos Personales de DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. se ajustará de acuerdo a dichos cambios.

ARTICULO 2. DEFINICIONES. 

• AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
• BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• DATOS SENSIBLES: Aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación.
• AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales que le será aplicable, la forma de acceder a la misma y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• TRABAJADOR: Persona natural que en virtud de un contrato de trabajo se obliga a prestar un servicio personal a otra persona natural o jurídica, bajo la continuada dependencia o subordinación de la segunda y mediante remuneración.
• EXTRABAJADOR: Persona natural que estuvo vinculada laboralmente con DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S.
• RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la funcionalidad y Tratamiento de la  base de datos.
• PROVEEDOR: Toda persona natural o jurídica que provea un bien o preste algún servicio a DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., en virtud de una relación comercial y/o contractual.
• TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento;
• TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• TRANSMISION: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia.

ARTICULO 3. APLICACIÓN. 

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales está dirigida a todos los que tengan o hayan tenido alguna relación con DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. es decir, clientes tanto activos como inactivos, proveedores, trabajadores, ex trabajadores, o cualquier tercero cuyos datos personales se encuentran incluidos en esta. 

El ámbito de aplicación de esta Política de Tratamiento de Datos Personales de conformidad con la Ley 1581 de 2012, serán los datos de personas naturales registrados en todas las base de datos de propiedad de DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. 

ARTICULO 4. OBJETO.

El objeto de la creación de la presente Política es el de dar entero cumplimiento a lo preceptuado en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012 y artículo 13 del Decreto 1377 de 2013, que hace referencia a la adopción de un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar la adecuada atención de reclamos y el adecuado tratamiento de la información. Las disposiciones de la Política aplican en lo pertinente a cualquier actividad de recolección de información personal desarrollada por DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., independientemente del fin que persiga dicha recopilación.

ARTICULO 5. PERMANENCIA. 

Las políticas y procedimientos consignados en este documento aplican a las bases de datos que posee actualmente y aquellas que hacia el futuro conforme o recopile DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., la cual conservará indefinidamente los registros de todos los titulares con el fin de mantener contacto con los mismos. Se eliminarán los datos del fichero a petición del titular de la respectiva información.

ARTICULO 6. PRINCIPIOS. 

Los principios que a continuación se mencionan, regulan el tratamiento de la información desarrollada por DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., puntualmente frente al almacenamiento, uso y tratamiento de datos personales:

• COLABORACION CON LA AUTORIDAD: DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. cooperará con las autoridades competentes en materia protección de datos, para garantizar el cumplimiento de las leyes.
• PRINCIPIO DE LEGALIDAD: El Tratamiento de los datos personales es una actividad regulada, que debe sujetarse a lo establecido en la Ley 1581 de 2012 en el Decreto 1377 de 2013 y en las demás disposiciones que las desarrollen.
• FINALIDAD: El uso, almacenamiento y tratamiento deben tener un fin específico e informado al titular en forma previa a su entrega.
• LIBERTAD: El tratamiento sólo se podrá llevar a cabo de acuerdo a con el consentimiento previo, expreso e informado del titular en el caso de nuevos participantes.
• TRANSPARENCIA: DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. pondrá a disposición de los titulares todos los mecanismos idóneos con el fin de garantizar la información acerca de los datos personales que se encuentran consignados en las bases de datos, en cualquier momento y sin restricciones.
• VERACIDAD: En todo momento la información contenida en las bases de datos será veraz e inequívoca, completa, exacta y actualizada. No se utilizarán datos incompletos o fraccionados que puedan inducir a un error. El titular podrá solicitar en cualquier momento la corrección, actualización o supresión o bloqueo de la información.
• PRIVACIDAD: Los datos personales no estarán disponibles en ningún medio de divulgación pública o masiva en respeto del derecho a la privacidad. DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. no venderá ni compartirá la información por fuera de los límites y condiciones previstas en este reglamento.
• ACCESO Y CIRCULACION RESTRINGIDA: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
• SEGURIDAD: DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. desplegará todos los medios e implementará todas las herramientas útiles y pertinentes para el aseguramiento de los registros contenidos en las bases de datos incluyendo contratos de confidencialidad y en general cualquier mecanismo idóneo para evitar cualquier fuga o tratamiento errado de la información.
• CONFIDENCIALIDAD: DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. garantizará que todas las personas intervinientes en el tratamiento de la información serán objeto de control y supervisión, inclusive, luego de finalizada su relación con las labores que comprenden dicho tratamiento.

ARTICULO 7. TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO. 

DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S A S respeta los principios establecidos en la ley y atenderá en sus actuaciones y manejo de información de datos personales las finalidades  que se derivan de la recolección de los mismos. 

DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S A S implementara las estrategias  y acciones necesarias para dar efectividad al derecho consagrado en la ley estatutaria 1581 de 2012 

1.  CONTENIDO DE LA BASE DE DATOS 

• Descripción: Esta base de datos recolecta la información de clientes permanentes y clientes esporádicos, personas naturales y jurídicas, quienes adquieren los bienes o productos ofrecidos por DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S.
• Finalidad: Los datos únicamente se recopilan con el fin de 1) Validar la información en cumplimiento de la exigencia legal de conocimiento del cliente aplicable a DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S.; 2) Adelantar las acciones de cobro y de recuperación de cartera; 3) Tratamiento de los datos personales protegidos por el ordenamiento jurídico; 4)  Protección de los datos de contacto (direcciones de correo físico, electrónico y teléfono); 5)  Evaluar e identificar los cupos crediticios que tiene el cliente; 6) Identificar la información financiera que tiene el cliente para los pagos;  7) Verificar la información tributaria del cliente; 8) La prevención y control del lavado de activos y la financiación del terrorismo; 9)  Realización de encuestas sobre satisfacción de los bienes o productos ofrecidos por DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S.; y  10) Realizar las finalidades generales establecidas en el artículo 8 de la presente política.

ARTICULO 8. DATOS SENSIBLES. 

Está prohibido el tratamiento de datos sensibles excepto cuando: 

1. El titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y éste se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
4. El tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
5. El tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas para suprimir la identidad de los titulares. 

PARTE 2. AUTORIZACIONES. 

ARTICULO  9. AUTORIZACIÓN. 

En concordancia con lo previsto en la Ley 1581 de 2012 y su Decreto reglamentario 1377 de 2013, así como el Decreto único reglamentario 1074 de 2015, el uso, la recolección y el almacenamiento de datos personales por parte de DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., debe contar con una autorización donde se manifieste el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus datos personales. Frente a los datos recolectados antes del 31 de Diciembre  de 2017  DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., ha optado por usar el mecanismo previsto en el artículo 10 del decreto reglamentario 1377 de 2013.

ARTICULO 10. PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN. 

DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. pondrá en funcionamiento todos los mecanismos adecuados con el fin de permitir a los titulares otorgar su autorización para el tratamiento de datos personales es decir por (correos electrónicos o cartas de autorización).

ARTICULO 11. AVISO DE PRIVACIDAD. 

DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., cuenta con el aviso de privacidad, que contiene la información exigida mediante el Decreto 1377 de 2013, el cual será comunicado al titular de datos personales a través de medios de comunicación de la empresa. Para facilitar la divulgación, su contenido podrá ser incluido dentro de la autorización.

PARTE 3. DERECHOS Y DEBERES. 

ARTICULO 12. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN. 

El titular de la información recopilada por DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. tendrá los siguientes derechos: 1) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales. 2) Solicitar la prueba de la autorización otorgada para que realice tratamiento de los datos personales. 3) Previa solicitud a DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., conocer el uso que se ha dado a sus datos personales. 4) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y Decreto reglamentario 1377 de 2013 emitido por el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo una vez agotado el trámite del que trata el artículo 16 de la Ley 1581 de 2012. 5) Revocar la autorización otorgada a DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., para detener el tratamiento de los datos personales de los titulares. 6) Solicitar la supresión de sus datos personales de las bases de datos de DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. 7) Acceder en forma gratuita a los datos personales propios que reposen en la base de datos de DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S.

PARTE 4. PROCEDIMIENTOS DE CONSULTA Y RECLAMACIÓN. 

ARTICULO 13. OBJETIVO. 

Considerando que a los titulares de la información les asiste el derecho de hacer consultas o reclamaciones acerca de su información personal que reposa en las bases de datos de DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., se ha implementado un procedimiento que conlleva reclamaciones acerca de consultas personales, solicitudes de autorización de la información y uso de los datos y de atención a solicitudes de corrección, autorización o supresión de datos. 

1. Atención de solicitud: El titular puede realizar la consulta por medio escrito, verbal o presencial en las sedes mencionadas en esta política, entre las 7:30 a.m. y 5:30 p.m. de lunes a viernes. Estos canales son dispuestos por DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. de la forma como se incluyen en el aviso de privacidad o en el párrafo de datos del responsable del tratamiento.
2. Requisitos de la solicitud: Las solicitudes presentadas deben incluir como mínimo los siguientes datos: Nombre completo, dirección, teléfono, correo electrónico y número de cédula de ciudadanía, objeto de la queja y/o solicitud y pretensiones.
3. Proceso de la solicitud: Todas las solicitudes interpuestas por los titulares de la información tendrán una respuesta en un lapso inferior a 10 días hábiles contados desde el momento de la recepción de la reclamación.
4. Las solicitudes de corrección actualización o supresión de datos serán atendidas en única instancia, en cada uno de los canales que ha dispuesto DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. para el ejercicio de esos derechos respecto a los datos que se han entregado o se están entregando. Por lo anterior, DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. ha dispuesto canales para el ejercicio de los derechos de los titulares tal y como se detallan en el aviso de privacidad o en el párrafo de datos del responsable del tratamiento de esta política.

PARTE 5. DEBERES DE DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. RESPECTO DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES. 

ARTICULO 14. DEBERES DE DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. 

En su condición de responsable de la información DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., es consciente de la importancia de observar las políticas y protocolos tendientes a proteger los datos personales de los titulares, toda vez que los mismos son propiedad de las personas a las que se refieren y sólo ellas mismas pueden decidir sobre el uso que se va a dar a dichos datos. DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. hará uso de los datos personales para las finalidades expresadas por el titular, respecto a las disposiciones consagradas en la ley y en otras que versan sobre la protección de datos personales. Por tanto DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. se compromete a cumplir a cabalidad y de forma permanente con los preceptos que a continuación se mencionan. 1) Garantizar al titular de forma indefinida y permanente el pleno y efectivo respeto de sus derechos referidos a sus datos personales. 2) Conservar la información bajo estrictas medidas de seguridad con el fin de impedir pérdida, consulta uso o acceso no permitido o fraudulento. 3) Tramitar las consultas y reclamos interpuestos por los titulares de la información en los términos que para ello tiene fijado el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012 en cuanto al tiempo de respuesta. 4) Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que con ocasión de sus labores como trabajadores de DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S., deban tener dicho acceso. 5) Informar oportunamente a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten eventuales violaciones a los protocolos de seguridad de la información o existan riesgos en la administración de la información entregada por los titulares. 6) Cumplir estrictamente con la Ley 1581 de 2012 su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el Decreto único Reglamentario 1074 de 2015 y sus demás normas concordantes, al igual que con todos los requerimientos realizados por la Superintendencia de Industria y Comercio.

PARTE 6. PARTE FINAL. 

ARTICULO 15. MEDIDAS DE SEGURIDAD. 

DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Dichas medidas responderán a los requerimientos mínimos hechos por la legislación vigente y periódicamente se evaluará su efectividad.

ARTICULO 17. CAMBIOS EN LA POLITICA DE TRATAMIENTO DE DATOS. 

Cualquier cambio sustancial en la Política para el Tratamiento de Datos Personales se comunicará oportunamente a los titulares que reposen en las bases de datos mediante comunicación masiva dirigida a los datos de contacto remitidos a DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. En caso de no tener el contacto de los titulares para la comunicación del cambio de la política, DIGITAL SIGANAGE COLOMBIA S.A.S. adicionalmente, lo informará a través de su página web www.dscolombia.com o de cualquier otro mecanismo eficiente.

ARTICULO 18. REGISTRO NACIONAL DE BASES DE DATOS. 

Se debe llevar a cabo el proceso de registro de las bases de datos ante la Superintendencia de Industria y Comercio, de acuerdo con las definiciones de la herramienta puesta a disposición por esta autoridad y en atención a las disposiciones del Decreto 886 de 2014, teniendo en cuenta, entre otros, los siguientes aspectos: 

1. Registro de bases de datos actuales: Este registro debe realizarse dentro del año siguiente a la puesta en funcionamiento del Registro Nacional de Bases de Datos por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio.
2. Creación de bases de datos: Deben ser registradas dentro de los dos (2) meses calendario, posteriores a su creación.
3. Actualización de la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos. De acuerdo con la Circular Externa No. 002 del 3 de noviembre de 2015, la información contenida en el Registro Nacional de Bases de Datos deberá actualizarse como se indica a continuación: Dentro de los diez (10) días hábiles de cada mes, a partir de la inscripción de la base de datos. Esto en caso de que se realicen cambios sustanciales en la información registrada. Anualmente, entre el 2 de enero y el 31 de marzo, a partir del 2018.
4. Incidentes de seguridad: Los incidentes de seguridad deben reportarse a la Superintendencia de Industria y Comercio, a través del Registro Nacional de Bases de Datos dentro de los quince (15) días hábiles siguientes al momento en que se detecten y sean puestos en conocimiento de la persona o área encargada de atenderlos.

ARTICULO 19. VIGENCIA DE LA POLITICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE LOS TITULARES. 

La presente política entrará en vigencia a partir de la publicación. Las bases de datos de DIGITAL SIGNAGE COLOMBIA S.A.S. se conservarán por el tiempo necesario para garantizar el cumplimiento de su objeto social, los que ordene la ley y lo que disponga otras normas en materia de retención documental. Y a su vez se encuentra a disposición de los titulares de los datos.